Privacyverklaring
Inhoud
Inhoud
1. Inleiding Machinefabriek Westerhof Privacy Statement ……………………………………………………. 3
2. Categorieën persoonsgegevens……………………………………………………………………………………… 3
3. Grondslag en doel voor gegevensverwerking…………………………………………………………………… 4
Individuele doelen waarvoor Machinefabriek Westerhof (persoons)gegevens verzamelt; ………… 4
4. Periode van opslag……………………………………………………………………………………………………….. 5
Machinefabriek Westerhof hanteert de volgende termijnen per doeleind;……………………………… 5
5. Ontvangers van persoonsgegevens………………………………………………………………………………… 6
6. Beveiliging…………………………………………………………………………………………………………………… 7
7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens……………………………………………………… 7
a. Recht op inzage (artikel 15 AVG) ………………………………………………………………………………… 7
b. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)………………………………………………………. 7
c. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG) ………………………………………………………. 8
d. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens……………………….. 8
e. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)………………………………………. 8
8. Plichten………………………………………………………………………………………………………………………. 9
1. Inleiding Machinefabriek Westerhof Privacy Statement
Hierbij leest u de privacyverklaring van Machinefabriek Westerhof. Deze privacyverklaring is van toepassing op
alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u
contact met ons heeft verzocht via de website of social media. In deze privacyverklaring maken wij duidelijk, hoe
uw (persoons)gegevens worden verwerkt en voor welke termijn de gegevens worden bewaard. Daarnaast geven
we duidelijk inzicht in hoe u gebruik kunt maken van uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens en
gegevensverwerking.
Wat doet Machinefabriek Westerhof precies? Als veelzijdige en moderne machinefabriek helpen wij onze klanten
hun productieprocessen efficiënter en beter te maken. Dit doen wij door middel van onze zeer uitgebreide
dienstverlening; van complete turnkeyprojecten tot installatiewerkzaamheden en servicetrajecten. Met
engineering, ontwikkeling, productie, montage en onderhoud op een hoog kwaliteitsniveau. En vooral: met de
nuchterheid en de hands-on mentaliteit die kenmerkend is voor onze vakmensen.
Er zijn verschillende situaties waarin wij persoonsgegevens verwerken of indien nodig laten verwerken. Om dit
zo goed mogelijk aan te duiden heeft Machinefabriek Westerhof gekozen voor een uitgebreide en nauwkeurige
privacyverklaring. Machinefabriek Westerhof hecht er waarde aan dat iedere bezoeker van haar website, klant
of partner precies weet wat er gebeurt met (persoonlijke)gegevens.
Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn opgesteld met de geldende AVG Wetgeving (Algemene Verordening
Gegevensbescherming) in het achterhoofd. Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 van toepassing
in Nederland en de overige EU lidstaten. Internationaal staat deze wetgeving bekend als de General Data
Protection Regulation (GDPR).
Binnen de Geurtsen Groep hebben wij een interne Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Hiermee kunt u
contact opnemen indien u vragen heeft over ons privacybeleid of gebruik wilt maken van uw rechten. Onze DPO,
Gerard Wieferink, kunt u bereiken via het volgende e-mailadres: g.wieferink@mfgeurtsen.nl. Er zal dan binnen
7 dagen met u contact worden opgenomen.
2. Categorieën persoonsgegevens
Om onze bezoekers, klanten en partners zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen, is het voor ons noodzakelijk
om bepaalde gegevens te verwerken, waaronder persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die te
herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (over het algemeen) opvragen zijn:
– Bedrijfs-NAW gegevens;
– Naam en contactgegevens van contactpersoon;
– (Persoonlijk) e-mailadres (let op: op grond van de AVG kan het zijn dat bepaalde bedrijfse-mailadressen
worden aangemerkt als persoonlijk e-mailadres. Denk aan het e-mailadres wieferink@bedrijf.nl).
Wij verwerken en bewaren uitsluitend gegevens die rechtstreeks aan ons zijn verstrekt, welke noodzakelijke zijn
voor het voldoen aan een grondslag uit de AVG of waarvan bij opgave ondubbelzinnig is gebleken dat ze worden
opgegeven voor verwerking door Machinefabriek Westerhof.
3. Grondslag en doel voor gegevensverwerking
Op grond van de AVG wetgeving hebben wij een aantal grondslagen vastgesteld, op basis waarvan wij
persoonsgegevens verwerken. artikel 6 lid 1 sub a, sub b en sub c van de AVG zijn hierbij van toepassing. Op
grond hiervan verwerken wij uw persoonsgegeven:
– Op basis van toestemming;
– Voor het uitvoeren van een overeenkomst tussen u en Machinefabriek Westerhof;
– Om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Iedere verwerking van persoonsgegevens zal binnen 1 van deze grondslagen vallen.
Als verdere toelichting omschrijven wij hieronder een aantal ‘verwerkingsdoeleinden’. Dit doen wij op basis van
artikel 13 lid 1 sub c van de AVG. Verwerkingsdoeleinden zijn de gespecificeerde doelen voor het verwerken van
uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u de doeleinden op basis waarvan Machinefabriek Westerhof uw
gegevens verwerkt.
Individuele doelen waarvoor Machinefabriek Westerhof (persoons)gegevens verzamelt;
1. Contact opnemen
Heeft u contact opgenomen met Machinefabriek Westerhof? Dan worden uw gegevens verwerkt om
op u te kunnen reageren en om het contact te onderhouden. Hierbij gaat het om de door u opgegeven
gegevens.
2. Offertes
Indien het contact heeft geleid tot het opstellen van een offerte, worden hiervoor bepaalde
persoonsgegevens verwerkt. In vrijwel ieder geval zal het gaan om NAW-gegevens en het e-mailadres
van de contactpersoon. Indien uw telefoonnummer op een eerder moment verwerkt is, bestaat de kans
dat het telefoonnummer voor dit doeleind gebruikt wordt.
3. Facturen
Voor verzending van facturen worden dezelfde gegevens gebruikt als vermeld op de offerte, tenzij deze
gegevens niet uitputtend genoeg blijken voor het verzenden van een factuur.
4. Overeenkomst
Indien het voorgaande contact heeft geresulteerd tot het sluiten van een overeenkomst tot het
voltooien van een opdracht of dienst, worden hiervoor NAW-gegevens opdrachtgever, contactgegevens
betrokkene (telefoonnummer/e-mail), en mogelijke financiële gegevens als bankrekeningnummer
verwerkt.
5. Uitvoeren diensten
Voor de uitvoering van onze diensten verwerken wij de namen en contactgegevens van de
betrokkene(n)/contactpersonen waarmee contact is gehouden voor de uitvoer van de dienst. Daarbij
worden de adresgegevens verwerkt van de locatie waar de dienst of opdracht uitgevoerd wordt.
5
6. Levering
Voor de levering van producten worden dezelfde gegevens verwerkt als in artikel 3 lid 5 (uitvoering
diensten).
7. Administratie
Bij Machinefabriek Westerhof voeren wij altijd een gedegen administratie. Voor onze administratie
worden bepaalde (mogelijk verplichte) gegevens verwerkt, waaronder naam, contactgegevens en
mogelijk financiële gegevens als bankrekeningnummer.
8. Klantenevaluatie
Ter verbetering van de door ons aangeboden producten en diensten, is het mogelijk dat Machinefabriek
Westerhof u een klantenevaluatie toezendt. U ontvangt dit formulier via het door u opgegeven emailadres. U bent onder geen voorwaarde verplicht om dit formulier in te vullen. Voor verzending van
de klantenevaluatie zijn in ieder geval uw (voor)naam en e-mailadres vereist.
9. Sales gerelateerde werkzaamheden
Bij Machinefabriek Westerhof zijn wij actief bezig met het aanprijzen en de verkoop van onze producten
en diensten. Hierbij is het mogelijk dat wij contact met u opnemen. Dit zal altijd gaan via publiekelijk
beschikbare informatie, zoals e-mailadressen of telefoonnummers weergegeven op een website of op
een social media pagina.
4. Periode van opslag
Hiervoor hebben wij beschreven aan de hand van welke doeleinden Machinefabriek Westerhof uw gegevens
verwerkt. Op grond van artikel 13 lid 2 sub a van de AVG geven wij vervolgens aan welk opslagtermijn van
toepassing is bij deze doeleinden.
LET OP: persoonsgegevens blijven altijd bewaard voor zolang een overeenkomst met Machinefabriek Westerhof
voortduurt.
Machinefabriek Westerhof hanteert de volgende termijnen per doeleind;
1. Contact opnemen
Voor het opnemen van contact worden de persoonsgegevens voor een maximum termijn van 5 jaar
bewaard. De termijn begint vanaf het laatste contactmoment.
2. Offertes
Offertes die persoonsgegeven bevatten worden voor een periode van 5 jaar bewaard.
3. Facturen
Facturen worden voor een wettelijke periode van 7 jaar bewaard. Aan de hand van onze eigen
administratie kan hier een maximum termijn van 5 jaar aan worden toegevoegd.
4. Aangaan overeenkomst
Bij het aangaan van een overeenkomst worden de verwerkte persoonsgegevens bewaard voor een
maximum termijn van 5 jaar, nadat de overeenkomst is beëindigd.
5. Uitvoeren dienst
Voor het uitvoeren van een dienst of opdracht worden persoonsgegevens bewaard voor een termijn
van 5 jaar nadat de dienst is voltooid.
6. Levering
Voor de levering blijven persoonsgegevens bewaard voor een termijn van 5 jaar, beginnende vanaf het
moment dat de laatste levering heeft plaatsgevonden.
7. Administratie
In verband met de administratie is Machinefabriek Westerhof verplicht om alle persoonsgegevens
gebonden aan financiële gegevens voor een minimum termijn van 7 jaar te bewaren. Voor
andersoortige gegevens, alsmede na verstrijking van deze termijn, worden hieraan verbonden
persoonsgegeven voor een maximaal termijn van 5 jaar bewaard.
8. Klantenevaluatie
Persoonsgegevens gebonden aan een klantenevaluatie worden bewaard voor een termijn van 5 jaar.
9. Sales gerelateerde werkzaamheden
Indien er persoonsgegevens zijn verwerkt gerelateerd aan sales activiteiten, worden deze gegevens
bewaard voor een maximaal termijn 5 jaar na het laatste contactmoment.
5. Ontvangers van persoonsgegevens
Machinefabriek Westerhof deelt in bepaalde gevallen gegevens met derde partijen: dit gebeurt alleen vanwege
een strikte noodzakelijkheid vanuit Machinefabriek Westerhof. In alle gevallen zal Machinefabriek Westerhof
zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG.
Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van u ontvangen:
– CRM systeem
Machinefabriek Westerhof maakt gebruik van een intern CRM systeem. Deze is ontwikkeld door een
bedrijf buiten de werksfeer van de Geurtsen Groep. Daarbij heeft alleen Machinefabriek Westerhof
toegang tot dit systeem en haar eigen verwerkte gegevens.
– Belastingdienst/overheidsinstanties
De wet verplicht ons om onze belastingaangiftes aan te geven bij de Belastingdienst. Alle wettelijk
verplichte gegevens worden hiervoor gebruikt. Tevens is het mogelijk dat andere bevoegde
overheidsinstantie gegevens opvragen bij Machinefabriek Westerhof. Wij zullen hier altijd onze
medewerking in verlenen, met een zo veel als mogelijke inachtneming van uw privacy.
– Derde partijen
Voor het uitvoeren van onze diensten maken wij gebruik van derde partijen, zoals leveranciers,
monteurs of andere specialisten. Voor het uitvoeren van een dienst of opdracht is het noodzakelijk om
bepaalde gegevens aan deze derde partijen te verlenen.
Tevens maakt Machinefabriek Westerhof gebruik van een externe accountant/boekhouder. Hiermee is
er vanuit Machinefabriek Westerhof/de Geurtsen Groep een verwerkersovereenkomst afgesloten.
7
– Geurtsen Groep
Machinefabriek Westerhof zal in bepaalde gevallen informatie delen met andere partijen binnen de
Geurtsen Groep. Bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is om een bepaalde dienst uit te voeren.
Daarnaast maakt Machinefabriek Westerhof gebruik van de servers beschikbaar binnen de Geurtsen
Groep. Alleen bevoegde personen binnen Machinefabriek Westerhof kunnen deze gegevens
inziens/gebruik maken van de gegevens opgeslagen in deze servers.
6. Beveiliging
Het inzien van persoonsgegevens is alleen mogelijk voor degenen die hiertoe bevoegd zijn binnen
Machinefabriek Westerhof. Persoonsgegevens, zowel digitaal als fysiek, worden te allen tijde streng beveiligd.
Machinefabriek Westerhof neemt strenge maatregelen in acht bij het beschermen van uw persoonsgegeven.
Zowel digitaal als op fysieke wijze. Zo zijn al onze apparaten beveiligd met een wachtwoord en/of
vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het om apparaten als (mobiele) telefoons, laptops,
tablets en computers. Tevens zijn USB sticks waarmee informatie wordt vervoerd beveiligd.
Voor de website of digitale toegezonden gegevens maakt Machinefabriek Westerhof gebruik van Firewalls,
virusscanners en een periodieke back-up. Er wordt geen back-up gemaakt van gegevens waarvan de
bewaartermijn is verlopen. Wachtwoorden voor interne systemen worden periodiek gewijzigd en e-mails
worden periodiek opgeschoond.
Fysieke documenten die persoonsgegevens bevatten worden in een afgesloten archiefkast, in een afgesloten
kantoor bewaard. Het pand waarin het kantoor zich bevindt is tevens voorzien van een alarm installatie.
7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Hieronder worden de rechten weergegeven waarvan u gebruik kunt maken met betrekking tot uw
persoonsgegevens. Hierbij geven wij zo gedetailleerd mogelijk aan op welke wijze gebruik kan worden gemaakt
van het betreffende recht.
a. Recht op inzage (artikel 15 AVG)
U heeft altijd het recht om de door Machinefabriek Westerhof verwerkte en opgeslagen gegevens in te zien. Om
gebruik te maken van dit recht kunt u een e-mail met uw verzoek versturen naar onze DPO
g.wieferink@mfgeurtsen.nl.
Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
Indien de door Machinefabriek Westerhof bewaarde gegevens onjuist blijken, heeft u het recht om deze
gegevens te laten rectificeren. Machinefabriek Westerhof zal dan de huidige incorrecte gegevens vervangen met
de juiste gegevens.
b. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)
U heeft het recht om persoonsgegevens te laten overdragen door Machinefabriek Westerhof aan een
soortgelijke partij. Hiermee wordt bedoeld een partij die grofweg dezelfde diensten aanbiedt en uitvoert als
Machinefabriek Westerhof.
8
c. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)
In bepaalde gevallen kunt u aan Machinefabriek Westerhof verzoeken om gegevens te laten verwijderen. Hiertoe
heeft u de mogelijkheid met het recht op vergetelheid. Hieronder vindt u een lijst met situaties waarin
Machinefabriek Westerhof uw gegevens dient te verwijderen:
– Indien de door Machinefabriek Westerhof verwerkte gegevens niet meer nodig zijn voor het
verwerkingsdoel.
– Indien de toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens door u wordt ingetrokken.
Bijvoorbeeld door middel van de ‘uitschrijf button’ op de Machinefabriek Westerhof nieuwsbrief.
– Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens. In geval van direct marketing heeft u
altijd een absoluut recht om bezwaar aan te tekenen. Op het moment dat uw belangen met betrekking
tot de verwerking van persoonsgegevens zwaarder wegen dan die van Machinefabriek Westerhof, heeft
u een relatief recht. Het wissen van de gegevens zal dan alleen geschieden indien aangetoond is dat uw
belangen zwaarder wegen dan die van Machinefabriek Westerhof.
– Indien Machinefabriek Westerhof gegevens onrechtmatig verwerkt, heeft u een directe mogelijkheid
om de gegevens door Machinefabriek Westerhof te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval
indien er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van persoonsgegevens.
– Indien er een wettelijk bewaartermijn is overschreden is Machinefabriek Westerhof verplicht om de
verwerkte persoonsgegevens te verwijderen.
– Indien u als betrokkene jonger bent dan 16 jaar en voor de verwerking van de persoonsgegevens geen
toestemming van een ouder dan wel voogd is toegekend. In dit geval zal Machinefabriek Westerhof
onmiddellijk uw persoonsgegevens verwijderen.
Het is mogelijk dat er uitzonderingen zijn op het recht op vergetelheid. Voor meer informatie kunt u de
volgende pagina raadplegen.
d. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Op het moment dat u van mening bent dat Machinefabriek Westerhof niet op een gedegen wijze omgaat met
uw persoonsgegevens, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit
kunt u doen via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens zal uw klacht verder afhandelen.
e. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)
U hebt te allen tijde het recht bezwaar aan te tekenen m.b.t. gegevensverwerking. Zeker in het geval van ‘direct
marketing’.
Gebruik maken van bovenstaande rechten?
In de meeste gevallen is een e-mail aan onze DPO g.wieferink@mfgeurtsen.nl of naar info@westerhofbv.nl
genoeg om gebruik te maken van de voornoemde rechten. Wanneer u een e-mail verzendt aan het algemene
Machinefabriek Westerhof e-mailadres worden deze gegevens door verzonden naar de juiste persoon. Zorg
ervoor dat u bij het indienen van een verzoek tot het gebruik maken van uw rechten duidelijk omschrijft wie u
bent en van welk recht u gebruik wilt maken. Indien wij twijfelen over de geldigheid van jouw identiteit kunnen
wij andere maatregelen instellen om deze te achterhalen. Bijvoorbeeld doordat er aan u verzocht wordt om een
kopie van uw identiteitsbewijs aan ons te leveren. Dit gebeurt altijd op de manier zoals voorgeschreven door de
Rijksoverheid. In de meeste gevallen zal een minder ingrijpende wijze van identiteitsbewijs volstaan.
8. Plichten
Machinefabriek Westerhof verwerkt altijd op grond van een gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens worden
nimmer doorverkocht aan een derde partij.
Gegevens welke wij noodzakelijk achten om te verzamelen, zijn minimaal benodigd om onze diensten naar
behoren uit te voeren. Indien deze gegevens niet aan Machinefabriek Westerhof worden verstrekt, is het niet
mogelijk om de diensten adequaat uit te voeren.
Indien het noodzakelijk blijkt om gegevens te delen met enig derde partij, zal hiervoor altijd toestemming worden
gevraagd. Dit kan door middel van wijzigingen in de privacyverklaring van Machinefabriek Westerhof of door de
directe vraag van toestemming.
Tevens behoudt Machinefabriek Westerhof zich het recht om gegevens te openbaren, indien dit wettelijk vereist
is of Machinefabriek Westerhof dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Dit
zal tevens het geval zijn wanneer het gaat over de eigendomsrechten of algemene bescherming van
Machinefabriek Westerhof. Hierbij wordt waarborging van uw privacy te allen tijde zoveel mogelijk in acht
genomen.
Heeft u nog vragen over ons privacybeleid? Neem dan gerust contact op via de onderstaande
gegevens.
g.wieferink@mfgeurtsen.nl
info@westerhofbv.nl Versie 2020